Thư đặt cọc hoặc ý định

Thư Đặt cọc hoặc Bày tỏ Ý định được sử dụng để giữ xe cho người mua trong khi thỏa thuận mua bán cuối cùng đang được chuẩn bị hoặc thương lượng.

1 Chọn loại hợp đồng

Để bắt đầu tạo hợp đồng, hãy chọn tùy chọn Deposit / Intention Letter.

Thư Đặt cọc / Bày tỏ Ý định là gì?

Thư Đặt cọc hoặc Bày tỏ Ý định được sử dụng khi người mua muốn giữ xe trước khi hoàn tất toàn bộ quy trình mua hoặc thuê.

Đặc điểm chính

• giữ xe trong một khoảng thời gian xác định
• có thể bao gồm khoản đặt cọc có hoàn lại hoặc không hoàn lại
• nêu rõ ý định của người mua trong việc mua hoặc thuê
• không chuyển nhượng quyền sở hữu ngay lập tức

Trường hợp sử dụng

Thư Đặt cọc / Bày tỏ Ý định thường được sử dụng khi:

• người mua vẫn đang hoàn tất các thỏa thuận tài chính hoặc thanh toán
• xe cần được giữ tạm thời
• các cuộc đàm phán đang diễn ra nhưng cả hai bên đồng ý tiếp tục
• đại lý muốn có cam kết bằng văn bản chính thức trước khi phân bổ

Để biết thêm chi tiết về Hợp đồng Mua bán, vui lòng tham khảo Purchase contract.

Để biết thêm chi tiết về Hợp đồng Cho thuê, vui lòng tham khảo Lease contract.

2 Thông tin xe & người bán

Bước này cho phép người dùng nhập và xác nhận thông tin liên quan đến xe được mua và người bán cung cấp xe.

Thông tin được nhập tại đây sẽ tự động xuất hiện trong hợp đồng cuối cùng được tạo.

Thông tin xe

Các chi tiết xe sau phải được điền vào:

• Make — chọn nhà sản xuất xe (ví dụ: BMW, Audi, Toyota)
• Model — có sẵn dựa trên hãng đã chọn
• Year — năm sản xuất
• VIN Number — số nhận dạng xe duy nhất
• Price — giá mua đã thỏa thuận của xe

Thông tin người bán

Cần có các thông tin sau từ người bán:

• Seller Name
• Seller Phone
• Seller Address

Ngày hợp đồng

• Chỉ định ngày mà thỏa thuận được hoàn tất.
• Ngày này sẽ xuất hiện trên hợp đồng đã ký cuối cùng.

Điều hướng

Người dùng có thể điều hướng bằng:

• Back — quay lại Bước 1 (Chọn loại hợp đồng)
• Next — chuyển đến Bước 3 (Thông tin người mua)

Trường hợp sử dụng

Phần này thường được sử dụng khi:

• đại lý mua xe từ một cá nhân
• xe được thu mua để bán lại hoặc nhập kho nội bộ
• cần bằng chứng pháp lý về việc mua xe để tuân thủ hoặc thuế

Người dùng không thể chuyển sang bước tiếp theo cho đến khi tất cả các trường bắt buộc được hoàn thành. Nút Next vẫn bị vô hiệu hóa cho đến khi biểu mẫu được điền đầy đủ.

3 Thông tin người mua

Bước này thu thập thông tin về người mua sẽ tham gia hợp đồng. Thông tin được nhập tại đây sẽ xuất hiện trong hợp đồng cuối cùng và được sử dụng để xác định bên mua một cách hợp pháp.

Các trường thông tin người mua

Các trường bắt buộc sau phải được hoàn thành:

• Full Name — họ tên đầy đủ hợp pháp của người mua
• Phone Number — số liên hệ chính
• Email — địa chỉ email của người mua
• Street Address — địa chỉ cư trú hoặc địa chỉ thư tín
• City — thành phố tương ứng với địa chỉ của người mua
• State — chọn tiểu bang/khu vực
• ZIP Code — mã bưu chính của địa chỉ

Mục đích của bước này

Việc thu thập thông tin chính xác về người mua đảm bảo:

• xác định bên trong hợp đồng phù hợp
• tuân thủ pháp lý khi chuyển nhượng quyền sở hữu
• liên lạc trong tương lai về xe hoặc hỗ trợ sau bán hàng

Điều hướng

Người dùng có thể điều hướng bằng:

• Back — quay lại Bước 2 (Thông tin xe & người bán)
• Next — chuyển đến Bước 4 (Điều khoản mua)

Nhắc nhở xác minh

Một ghi chú hiển thị trên màn hình để nhắc người dùng xác thực thông tin trước khi tiếp tục:

Lưu ý: Kiểm tra lại thông tin người mua trước khi tiếp tục

Người dùng không thể chuyển sang bước tiếp theo cho đến khi tất cả các trường bắt buộc được hoàn thành. Nút Next vẫn bị vô hiệu hóa cho đến khi biểu mẫu được xác thực đầy đủ.

4 Điều khoản mua

Bước này xác định các điều khoản tài chính và pháp lý liên quan đến thư đặt cọc/ý định cho xe. Thông tin được chỉ định tại đây sẽ xuất hiện trực tiếp trong thỏa thuận đặt cọc cuối cùng.

Số tiền đặt cọc

• Đại diện cho số tiền người mua trả để giữ xe.
• Sẽ được áp dụng theo các điều khoản của thỏa thuận đặt cọc.
• Phải được nhập trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Ngày giữ đến

• Cho biết đại lý đồng ý giữ xe cho người mua trong bao lâu.
• Sau ngày này, việc giữ xe có thể hết hạn nếu việc mua không được hoàn tất.
• Sẽ được in trên thư đặt cọc/ý định cuối cùng.

Phương thức thanh toán

Người dùng phải chọn phương thức được sử dụng để thanh toán tiền đặt cọc. Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Chuyển khoản ngân hàng
• Tiền mặt
• Tài chính
• Thẻ tín dụng
• Séc

Các tùy chọn có sẵn có thể khác nhau tùy theo cấu hình của đại lý.

Điều khoản & điều kiện bổ sung

Một trường văn bản tự do cho phép người dùng thêm các điều kiện tùy chỉnh liên quan đến:

• quy tắc hoàn tiền
• thời gian hoàn thành việc mua
• các điều kiện đặc biệt gắn với việc phê duyệt tài chính
• bất kỳ thỏa thuận cụ thể nào khác giữa người mua và người bán

Nếu không có điều khoản bổ sung nào được nhập, chỉ áp dụng các điều khoản đặt cọc mặc định.

Điều khoản đặt cọc mặc định

Hệ thống tự động bao gồm các điều khoản đặt cọc cơ bản tiêu chuẩn để bảo vệ cả hai bên, chẳng hạn như:

• Khoản đặt cọc giữ xe cho đến ngày được chỉ định.
• Khoản đặt cọc không được hoàn lại nếu người mua quyết định không tiếp tục mua.
• Khoản đặt cọc sẽ được áp dụng vào giá mua nếu việc bán hoàn tất.
• Người bán đồng ý không bán xe cho bên khác trong thời gian giữ.
• Nếu người bán không thể giao xe như đã thỏa thuận, khoản đặt cọc sẽ được hoàn lại toàn bộ.

Những điều khoản cơ bản này đảm bảo sự rõ ràng về cách xử lý khoản đặt cọc và giảm các tranh chấp tiềm ẩn.

Điều hướng

Người dùng có thể điều hướng bằng:

• Back — quay lại Bước 3 (Thông tin người mua)
• Next — chuyển đến Bước 5 (Xem xét & Tạo)

Trường hợp sử dụng

Phần này thường được sử dụng để:

• giữ xe cho một người mua cụ thể
• xác định thời gian giữ xe
• làm rõ khi nào khoản đặt cọc được hoàn lại hoặc không hoàn lại
• chính thức hóa ý định của người mua trước khi tạo hợp đồng mua bán đầy đủ

Người dùng không thể chuyển sang bước tiếp theo cho đến khi tất cả các trường bắt buộc được hoàn thành. Nút Next vẫn bị vô hiệu hóa cho đến khi biểu mẫu được xác thực đầy đủ.

5 Xem xét & Tạo

Bước này cho phép người dùng xem xét tất cả thông tin của thỏa thuận đặt cọc trước khi tạo tài liệu cuối cùng. Nó tổng hợp tất cả dữ liệu đã nhập trước đó thành một bản tóm tắt có cấu trúc.

Việc xem xét này đảm bảo độ chính xác và ngăn ngừa lỗi trước khi thỏa thuận đặt cọc được tạo ra hợp pháp.

Thông tin được hiển thị

Màn hình được chia thành nhiều phần tóm tắt dữ liệu chính:

Thông tin xe & tài chính

Hiển thị các chi tiết cốt lõi của xe bao gồm:

• Hãng & Mẫu xe
• Năm
• Giá
• Số nhận dạng xe (VIN)
• Ngày hợp đồng

Thông tin người bán

Bao gồm thông tin cá nhân và liên hệ của người bán:

• Họ tên
• Số điện thoại
• Địa chỉ

Thông tin người mua

Bao gồm thông tin tương ứng của người mua:

• Họ tên
• Số điện thoại
• Email
• Địa chỉ

Điều khoản hợp đồng

Hiển thị các điều khoản đặt cọc đã được đặt trước đó, bao gồm:

• Số tiền đặt cọc
• Ngày giữ đến
• Phương thức thanh toán
• Điều khoản bổ sung (nếu được chỉ định)

Mục đích xác minh

Bước này nhằm cho phép người dùng:

• xác minh danh tính pháp lý (người mua & người bán)
• xác nhận thông tin chi tiết về xe
• xem xét số tiền đặt cọc và thời hạn giữ
• đảm bảo tính nhất quán của hợp đồng trước khi tạo

Nút hành động — Tạo thỏa thuận đặt cọc

Sau khi đã xác minh, người dùng có thể nhấp:

Generate Deposit Agreement→

Thao tác này sẽ tự động tạo thư đặt cọc/ý định bằng dữ liệu đã được xác nhận.

Điều hướng

Người dùng có thể điều hướng bằng:

• Back — quay lại Bước 4 (Điều khoản đặt cọc)
• Generate — chuyển đến Bước 6 (Hoàn tất)

Lưu ý: Người dùng nên xác minh tất cả thông tin trước khi tạo thỏa thuận đặt cọc. Sau khi đã tạo, các thay đổi có thể yêu cầu phát hành thỏa thuận mới.

6 Hoàn tất

Ở bước cuối cùng này, hệ thống tạo ra Thỏa thuận Đặt cọc hoàn chỉnh và chuẩn bị để ký và phân phối. Tài liệu giờ đã được coi là được định dạng hợp pháp và sẵn sàng để cả hai bên xác nhận.

Kết quả hợp đồng

Hệ thống hiển thị Thỏa thuận Đặt cọc Xe đã được định dạng với thông tin sau:

• Thông tin pháp lý của Người mua và Người bán
• Thông tin chi tiết về xe
• Ngày thỏa thuận
• Số tiền đặt cọc và thời hạn giữ
• Điều khoản và điều kiện đặt cọc
• Trường chữ ký (Người mua & Người bán)

Bản xem trước này đại diện cho mẫu in cuối cùng của thỏa thuận đặt cọc.

Hợp đồng đã được tạo

Một biểu ngữ xác nhận xuất hiện cho biết Thỏa thuận Đặt cọc đã được tạo thành công và sẵn sàng để ký.

Tùy chọn tải xuống & xuất

Người dùng có thể tải xuống thỏa thuận đã hoàn chỉnh dưới dạng PDF thông qua:

Download PDF

Điều này cho phép đại lý:

• lưu trữ thỏa thuận
• chia sẻ với người mua qua email
• cung cấp cho hồ sơ nội bộ hoặc tuân thủ
• in trực tiếp để ký

Các bước tiếp theo

Sau khi được tạo, Thỏa thuận Đặt cọc được lưu vào bảng điều khiển Tài liệu của người dùng. Từ đây, người dùng có thể:

• Tải xuống một bản sao để lưu trữ
• Gửi cho người mua để ký điện tử
• In và ký trực tiếp
• Truy cập thỏa thuận bất kỳ lúc nào từ bảng điều khiển Tài liệu

Các tùy chọn này đảm bảo tính tương thích với cả quy trình kỹ thuật số và truyền thống của đại lý.

Bối cảnh pháp lý & vận hành

Giai đoạn này hoàn tất thỏa thuận đặt cọc, nghĩa là:

• Tất cả các điều khoản đặt cọc được xem là đã được xác nhận
• Tài liệu đã sẵn sàng để thực thi hợp đồng
• Mọi thay đổi sau khi tạo có thể yêu cầu phát hành một thỏa thuận mới

Hoàn thành quy trình

Sau bước này, quy trình tạo thư đặt cọc/ý định được coi là hoàn tất và không cần thêm thông tin nào từ người dùng.